Par Michel Boisvert, président d’IPSO Technologies

L’inefficacité organisationnelle, cette plaie qui plombe la rentabilité des organisations est souvent évitable dans bien des cas. Les activités sans valeur ajoutée se cachent si bien, qu’il est parfois difficile de les discerner dans les activités quotidiennes de votre entreprise. Voici les 10 sources d’inefficacité les plus communes…

1. L’inventaire et les achats

Un mal nécessaire diront certains, l’inventaire permet d’optimiser les frais d’achat en réduisant le nombre de commandes. En achetant davantage et en regroupant les achats dans un même achat, on peut réduire les frais. Cependant, stocker a également un coût : frais d’entreposage, manipulations et loyer de l’entrepôt. Mais trop peu de stock peut créer des pénuries qui font grimper les coûts : frais d’urgence, délai de livraison, pénalités, etc.

Pour acheter les bonnes quantités et optimiser l’inventaire, l’utilisation d’un logiciel de gestion MRP ou ERP est la solution idéale. Vous pourrez même diminuer vos coûts significativement. Habituellement, vous pouvez vous attendre à une réduction de 75% des frais d’achat et de 20% à 25% des coûts d’inventaire. Une entreprise dont l’inventaire est bien contrôlé est beaucoup plus profitable…

« Un pessimiste voit les difficultés dans chaque opportunité; un optimiste voit les opportunités dans chaque difficulté ! », Winston Churchill

 

2. Les délais de facturation

Les délais et les problèmes de facturation nuisent grandement à la rentabilité d’une entreprise. L’impossibilité de facturer rapidement survient surtout dans les entreprises de service qui ont peine à comptabiliser les dépenses. Ces retards de facturation occasionnent des délais de paiement qui peuvent occasionner des problèmes de flux de liquidités assez importants pour mettre en péril le bon fonctionnement de l’entreprise.

3. Les double entrées de données

Véritable perte de temps, la saisie de la même information dans plusieurs systèmes différents ajoute des coûts et des délais inutiles sans compter les risques d’erreur. La soumission, la commande, les cartes de temps, les bons de travail et souvent même la facturation sont maintenus dans plusieurs systèmes différents. Autant de pertes de temps inutiles.

4. Les cartes de temps

L’absence d’horodateur (punch) en usine et dans les bureaux oblige les gestionnaires à faire des prouesses pour calculer leur coût de revient, une donnée pourtant essentielle au quotidien. Combien d’entreprises n’ont aucun horodateur sur le plancher d’usine pour amasser les temps de production? Il est prouvé que la simple installation d’un horodateur en usine augmente la productivité par un facteur de 5% à 10%, même si les données ne sont pas comptabilisées. Alors pourquoi s’en passer?

5. Les bons de travail / coût de revient

Les bons de travail permettent de communiquer l’information et les détails de fabrication aux employés de production. C’est un élément essentiel pour toute entreprise de fabrication. Cependant, beaucoup d’entreprises n’utilisent pas de bons de travail ou les font manuellement. Impossible alors d’automatiser la planification, il faut superviser et gérer les erreurs. Sans bon de travail,  le coût de revient devient très fastidieux. Et fabriquer sans connaître ses coûts peut nuire énormément à la rentabilité de l’entreprise.

6. Les soumissions sur Excel

La création de soumissions dans un tableur ou tout autre système parallèle provoque des délais et des coûts supplémentaires. La retranscription des bons de travail et de la commande amène le maintien de deux bases de données d’articles, de clients et de coûtants où de nombreuses erreurs peuvent émerger. Même si le calcul est parfois complexe, il est toujours possible de l’intégrer à son système de gestion pour éviter les erreurs et les coûts qui en découlent.

7. L’absence de CRM intégré

Un CRM, c’est un entonnoir de commandes. Provenant de toutes parts, les demandes, soumissions et contacts s’y démêlent selon votre cycle de ventes. Vous pouvez ainsi assurer un suivi efficace de vos clients et prospects. Intégré au système de gestion, il permet de maximiser votre puissance de communication, afin de rejoindre facilement les clients selon des critères précis comme leur région, leur particularité ou leur profil d’achat.

8. L’absence d’indicateurs de performance

Des données précises et des indicateurs de performance sont des outils que l’entrepreneur doit avoir à sa disposition pour prendre des décisions réfléchies. En l’absence de données précises, pas facile de s’y retrouver. Quand on navigue dans le brouillard, les décisions que l’on prend ne sont pas toutes bonnes et certaines coûtent très cher à l’entreprise. Si vous n’avez pas d’indicateurs de performance significatifs, il vous sera impossible d’implanter un programme d’amélioration continue et cela peut occasionner un coût énorme pour l’entreprise qui vise la croissance.

9. La « réunionite »

Les rencontres de comités peuvent devenir une énorme perte de temps, si elles ne sont pas alignées sur les objectifs de l’entreprise. La gestion de rencontres est un art en soit et demande doigté et efficacité. Compte tenu que le coût d’une rencontre est la somme des salaires des gens qui y participent, s’y préparent et l’exécutent, il est très important de réduire les pertes de temps à tous les niveaux. Un système de gestion peut alors contribuer grandement à mieux planifier et définir les rencontres en lien direct avec les objectifs de la compagnie.

10. L’absence de logiciels de gestion intégrés

L’absence de systèmes intégrés de type ERP signifie souvent l’ajout de main-d’œuvre supplémentaire à plusieurs niveaux pour pallier aux lacunes d’un système inadéquat. 25% des entreprises les mieux gérées utilisent des logiciels ERP pour mieux planifier leurs ressources et améliorer leur rentabilité. Avec un tel système, une société peut croître aisément et sa valeur est nettement supérieure.

Assurer la performance et la rentabilité!

Chaque année, des sommes énormes sont gaspillées et souvent à l’insu des propriétaires qui ne veulent pas voir ces inefficacités et sous-estiment grandement leurs coûts réels. En calculant la valeur de vos gaspillages, vous trouverez très probablement la justification à l’implantation d’un véritable logiciel de gestion intégré qui sera très rentable pour votre entreprise.