Au quotidien chez IPSO, j’ai le plaisir de discuter et de rencontrer des dirigeants de très petites entreprises, des gérants, des superviseurs et des directeurs de service. Il y a une tendance claire qui ressort pour la majorité d’entre eux : les feuilles de temps sont une véritable épine dans le pied! Nous illustrerons cela avec un cas typique.

Mais avant tout, commençons par une description du rôle des feuilles de temps dans une organisation pour les lecteurs qui sont moins familiers avec ce type de formulaire. Dans certains contextes, que nous illustrerons un peu plus loin, il est impératif pour les employés de saisir le temps qu’il consacre à diverses activités, car ceux-ci seront par la suite comptabilisés pour facturer les clients, calculer les coûts de revient de ces activités et, bien évidemment, pour calculer la paie des employés.

Je vous présenterai 2 cas réels de clients. Voici le premier :

Un de mes clients m’expliquait que les ouvriers travaillent sur différents projets de fabrication pour différents clients de son entreprise. Ainsi, ils peuvent, pour une journée donnée, être emmené à travailler 15 minutes à la fabrication d’une pièce pour le client « X » et 3 heures à la fabrication d’une autre composante pour le client « Y », etc., etc. Première saisie de données : À la fin de la journée, ou après chaque tâche, l’employé saisit dans un chiffrier Excel la répartition de son temps pour la journée, en indiquant, le numéro de projet, le nom du client et la durée du travail accompli pour ce projet. Deuxième saisie de données : À la fin de la semaine, le temps de tous les employés consacré aux projets sur lesquels ils ont travaillé est comptabilisé dans un autre chiffrier Excel. Ceci permettra de calculer le coût de revient de chacun des projets de l’entreprise. En effet, la majorité des projets de fabrication étant facturés de manière forfaitaire, il est important d’en connaître la rentabilité réelle versus celle estimée, lors de la préparation de la soumission. En effet, une telle analyse permet de :

  1. Déceler les faiblesses du processus de fabrication qui augmentent les coûts.

  2. Améliorer la précision des estimations futures pour obtenir une rentabilité réelle le plus près possible de celle estimée.

Enfin, quelques projets de fabrication sont facturés à l’heure ». Il est donc important de quantifier précisément le nombre d’heures passées sur un projet par tous les employés impliqués. Troisième saisie : Tout cela, en vue de saisir l’information à nouveau dans un logiciel comptable, afin de facturer adéquatement le client pour le produit fabriqué. De plus, ses données comptables permettent de générer l’information sur la paie pour chacun des employés.

Ouf! Comme vous le constatez, dans une usine de fabrication, l’information est recopiée typiquement 3 fois. Cela gruge du temps! Dans le cas de ce client dont je vous parle, les 7 employés passent entre 1 heure et 1 h 30 par semaine à rédiger leur feuille de temps. Pour les besoins de la discussion, supposons qu’ils passent 1 h 15 en moyenne à cette activité. La comptable quant à elle, passe au moins 2 heures par semaine à vérifier l’exactitude de ses données, à les saisir dans un chiffrier Excel et dans leur logiciel de comptabilité. La perte totale de temps associé à la gestion des feuilles de temps est de 10 h 45 par semaine. Le coût horaire minimale moyen de cette main-d’oeuvre pour l’entreprise est de 30 $/heure. Ceci inclut, les avantages sociaux. Bref, la saisie des feuilles de temps représente un coût inutile de 322,50 $ pour l’employeur, et ce à chaque semaine.

Regardons le dernier cas. Il y a ce client qui passe au bas mot, 20 heures par semaine dans la gestion des feuilles de temps pour un taux horaire moyen de 40 $/heure (toujours en incluant les avantages sociaux) pour ses 7 employés. Cela représente un gaspillage de 800 $ par semaine, soit près de 3 500 $ par mois. Sans compter que ce temps affecté à des tâches cléricales n’est pas du temps facturable ou à valeur ajoutée pour l’entreprise. Cette brève analyse ne tient pas en compte les erreurs de saisies qui surviennent inévitablement. En effet, la correction de ses erreurs gruge aussi du temps! Si cela se reproduit trop souvent, cela à un impact direct sur l’humeur des clients facturés en trop et des employés dont la paie est incomplète.

Ceux qui sont dans l’entreprise de service peuvent aussi se reconnaître dans ce scénario. En effet, j’ai eu l’occasion de parler à des entrepreneurs qui offraient des services de réparation et techniques sur la route, de design graphiques et d’architectes et ils ont invariablement ce problème de la triple saisie d’information : saisie des feuilles de temps, transfert dans un autre chiffrier Excel pour analyse et retransfère dans un logiciel comptable

La solution à cela est si simple! L’informatique est là pour simplifier et automatiser les processus. Par exemple, IPSO Biz permet aux travailleurs de capter leur temps directement en usine à partir d’une station de travail. Ainsi, l’ouvrier n’a qu’à saisir son numéro d’employés. Cela peut se faire en rentrant ce numéro via le clavier ou par un lecteur biométrique, par exemple, un lecteur d’empreintes digitales. Par la suite, il peut saisir le numéro du projet de fabrication soit à l’aide du clavier ou en scannant le bon de travail à l’aide d’un lecteur optique. Ce faisant, le temps de début du travail et de fin s’enregistre automatiquement dans IPSO Biz. De plus, le temps enregistré de cette manière est automatiquement affecté à l’employé (pour une paie exacte) et au bon client, via le numéro de projet (pour une facturation exacte). Les données sont automatiquement comptabilisées dans IPSO Biz. Aux fins d’analyse, le coût de revient réel est comparé automatiquement à celui estimé. Une fois le projet de fabrication terminé, la facture est générée automatiquement. Bref, nous passons d’un processus qui grugeait au moins 20 heures pour un de nos cas typiques, à un processus qui ne prend que quelques minutes par semaine. Cette entreprise a rentabilisé l’achat d’IPSO Biz en seulement 6 semaines, et ce, juste avec l’amélioration de sa gestion des feuilles de temps. Évidemment, cela a été beaucoup plus rapide, car comme toutes les entreprises, il y avait d’autres processus qui ont été améliorés pour ainsi réaliser encore plus d’économies.

Enfin! L’entrepreneur libère ses employés de tâches sans valeur pour les affecter à des tâches plus lucratives et stimulantes pour les employés. Bref, l’entreprise est plus profitable, ses employés et ses clients sont heureux.

De la même manière, le professionnel qui livre une prestation de service, comme un architecte ou un designer graphique, peut saisir son agenda dans son calendrier Google. Cette information est automatiquement poussée dans IPSO Biz et le processus défini dans le paragraphe précédent s’enclenche.

En conclusion, même la très petite entreprise peut rapidement et économiquement automatiser ses processus, gagner en efficacité et réduire ses coûts grâce à l’informatique.