Par Michel Boisvert, président d’IPSO Technologies
Beaucoup de dirigeants d’entreprise pensent économiser en investissant dans des logiciels bon marché. Mais lorsque l’on commence à considérer les frais d’opération de ces logiciels qui doublent ou triplent les activités administratives, les coûts deviennent exorbitants! De plus, comme ces coûts opérationnels sont récurrents, la décision d’affaires qui se devait être économique au départ devient un véritable cercle vicieux et l’entreprise est de moins en moins compétitive et profitable à long terme.
Portrait d’une entreprise typique
Il y a quelques semaines, nous avons rencontré un gestionnaire que l’on appellera Pierre pour les fins de cet article. L’entreprise de Pierre fabrique sur mesure de gros équipements industriels. En bon président, Pierre a choisi lui-même ses logiciels pour leur fiabilité et s’est assuré que chacun de ces logiciels soit parfaitement adapté à son entreprise. Bref, il a investi dans cinq logiciels bon marché pour assurer la gestion de son entreprise :
- Logiciel pour la comptabilité
- Logiciel pour les présences et activités
- Logiciel pour la prospection (CRM)
- Logiciel pour la gestion des bons de travail (MRP)
- Excel pour les soumissions, l’inventaire et tout le reste
Pierre a acheté ces cinq logiciels dans le but de pouvoir évaluer ses projets et la rentabilité de son entreprise. Concrètement, il a besoin de connaître l’avancement précis de chacun de ses projets …
- Pour rapporter correctement ses revenus (estimés) et dépenses (réelles) dans sa comptabilité
- Pour prévenir et éviter des dépassements de coûts.
- Parce qu’il se fait auditer régulièrement par une firme externe de comptabilité.
Les coûts opérationnels exorbitants, une réalité invisible
Vous comprenez bien que plusieurs ressources de son entreprise ont été assignées au fonctionnement de ces logiciels. En utilisant Excel, son personnel additionne pour chaque projet les cartes de temps et le matériel utilisé (qu’il faut ajuster manuellement pour les taux de change) et compare avec les quantités prévues. Comme les données proviennent de plusieurs systèmes différents, cela représente beaucoup de travail en double à répéter chaque mois pour obtenir un bilan exemplaire.
Pierre a donc besoin de deux ressources à temps plein pour comptabiliser ses avancements de projet et les maintenir à jour. Et ce, sans compter le temps perdu par l’acheteur et par le planificateur qui doivent composer tous les jours avec des données imprécises.
Des pertes significatives très élevées
Lors de notre rencontre avec Pierre, on a pu évaluer les pertes de temps causées par l’utilisation de ces systèmes non intégrés à un coût annuel approximatif de 75 000$. Comme cette situation perdure depuis plus de 10 ans, c’est quelque 750 000$ qui ont été dépensés en coûts opérationnels inutiles!
Une situation bien répandue
Alors que Pierre pensait avoir la meilleure des solutions, ces 750 000$ perdus l’ont quelque peu déboussolé. Comme il le dit si bien : « Je sais compter et je suis un bon gestionnaire… J’ai même aidé à l’implantation et à la refonte des processus de mon entreprise. » Bref, Pierre était fier d’avoir réussi à informatiser son entreprise pour vraiment pas cher, bien qu’en réalité il lui a fallu engagé de façon permanente des ressources supplémentaires pour calculer l’avancement de ses projets et ses coûts d’opération étaient bien plus importants que ceux prévus au départ.
Loin de faire exception, Pierre est un dirigeant de PME typique qui, en désirant faire des économies, néglige des frais d’opération importants et récurrents qui nuiront à son bilan durant de nombreuses années. En achetant des logiciels génériques, il avait fait de grandes économies. Mais il n’avait pas calculé la mise en œuvre de ces logiciels peu efficaces et leurs coûts futurs d’opération. Ces coûts de fonctionnement invisibles sont une vraie plaie pour les entreprises, car ils sont difficiles à évaluer au départ, mais affectent la marge bénéficiaire durant de nombreuses années.
Cette situation est très préoccupante, car elle est très commune dans nos PME. Déjà sous financées, les PME gaspillent d’énormes sommes d’argent en utilisant des systèmes informatiques inadéquats, souvent bon marché qui ne se « parlent » pas. Les coûts d’opération de ces systèmes déficients gonflent les coûts d’administration des entreprises et finissent, avec le temps, par se fondre dans les coûts d’administration de l’entreprise et devenir invisibles, même aux yeux d’entrepreneur d’expérience comme Pierre.
Une heure gaspillée sera toujours une heure de trop et un dollar gaspillé ne participera jamais à l’essor de votre entreprise. La technologie a fait d’énormes progrès. Il y a maintenant des systèmes intégrés de gestion comme IPSO Biz qui réduisent considérablement les gaspillages de temps et améliorent la précision des données. Alors, pourquoi ne pas en profiter?
