Par Pacôme Allain, conseiller en développement des affaires d’IPSO Technologies

Devant la prolifération d’informations incorrectes sur les ERP, il nous a semblé important de faire le point. Entre les promesses de réduction des coûts et d’optimisation des activités, ainsi que l’offre de modules dits « complémentaires » et le nombre de fournisseurs de logiciels « ERP », il est très facile de s’y perdre.

Remplacez votre « CEO »!

Eh oui, vous avez bien lu, il est temps de remplacer votre CEO. Devant ce titre volontairement provocateur, nous avons voulu mettre de l’avant une pratique commune à plus de 96% des entreprises du Québec selon une étude de l’Université de Québec à Trois-Rivières*. En effet, le CEO est le kit le plus utilisé par les entrepreneurs québécois. « Mais qu’est-ce que le CEO? », me demanderez-vous?

C’est la combinaison d’un logiciel Comptable, Excel© et Outlook©. Ce trio est dangereux, car chacun de ces logiciels vient palier aux lacunes des autres. Les logiciels ne communiquant pas entre eux, ça engendre de la perte de temps pour recopier l’information, ainsi qu’un risque d’erreur lié à ce dédoublement.

L’ERP dans l’histoire

À l’origine, les ERP étaient conçus pour de grandes organisations, souvent sur mesure. Ils coûtaient donc très cher et étaient très long à programmer, mettre en place et maintenir. Il n’était donc pas rare que la programmation et l’implantation du logiciel coûte plusieurs centaines de milliers de dollars, et qu’il en coûte plusieurs dizaines par année ensuite. Ces logiciels permettaient de visualiser, gérer et suivre en direct l’évolution des différents processus de l’entreprise. Les utilisateurs bénéficiaient ainsi des meilleures données disponibles pour qu’ils puissent prendre les meilleures décisions d’affaires. De nos jours, la technologie s’est démocratisée et devient accessible à tous.

Qu’est-ce qu’un ERP?

ERP est un l’acronyme anglais de Enterprise Resource Planning. Le terme recommandé par l’Office québécois de la langue française est progiciel de gestion intégré en abrégé PGI qui n’est encore que peu utilisé. Cependant, il n’y a pas de norme pour caractériser l’objet ERP ni de définition précise.

Les PGI/ERP comprennent généralement les modules suivants:

  • Comptabilité
  • Inventaire
  • Prévision et gestion des ventes
  • Gestion des achats et de réapprovisionnement avec suggestions d’achats (MRP/PBM)
  • Gestion de la production

Des options supplémentaires peuvent aussi être proposées (liste non exhaustive):

  • CRM/GRC
  • Gestion d’entrepôt (WMS)
  • Gestion d’usine
  • Points de ventes (POS/TPV)
  • eCommerce

Un investissement qui rapporte

Curieusement, ce sont les entreprises qui ont une solution bien implantée qui le plus souvent prévoient à court terme les améliorations et à long terme leur remplacement. Il y a une raison simple à cela: ces entreprises connaissent les bénéfices d’un bon ERP et veulent maintenir et même améliorer les bienfaits. Ainsi, les meilleures compagnies ne cessent de s’améliorer et l’écart se creuse avec les autres…

La rentabilité d’un ERP n’est plus à démontrer. Bien sûr, implanter un logiciel correctement mobilise des ressources: dépense pour acheter/louer l’ERP, mobilisation d’employés pour mettre en place le système, la formation, etc. Mais si on examine la colonne des dépenses, il est important de regarder également la colonne des gains. Un bon logiciel bien implanté est une source de prospérité à long terme. Non seulement il fait augmenter la valeur de votre entreprise, ce qui facilite le transfert d’information dans le cas d’une transition entre le fondateur et sa relève, mais en plus il vous fait économiser jour après jour sur différents points :

  • Réduction des coûts d’opération de l’entreprise: les employés ont tous les outils sous la main pour faire leur travail et peuvent accéder à une meilleure information plus rapidement.
  • Réduction des frais administratifs: le gros problème en étant mal équipé, c’est qu’on se retrouve très souvent à retaper de l’information, souvent 2 ou 3 fois. 
  • Réduction du coût d’inventaire: avec un bon ERP, plus besoin de faire des commandes excessives liées au «au cas où», celui-ci vous guide dans vos achats et vous permet de les tenir à un strict minimum vous permettant de garder votre trésorerie à niveau. Les coûts d’inventaire peuvent être réduits de 20% à 40%. 
  • Réduction de l’inventaire inutile: avec les suggestions d’achat, les erreurs sont considérablement réduites. On peut ainsi réduire le niveau d’inventaire.
  • Livraison à temps: un bon ERP permet de bien planifier la production, les achats, la main-d’oeuvre, afin de produire et livrer à temps.
  • Réduction des frais: simplement en s’appuyant sur un ERP permettant d’évaluer différents fournisseurs, on peut économiser énormément sur les achats.
  • Utilisation efficace des ressources: un bon ERP permettra la planification des ressources, ce qui vous amènera une productivité toujours élevée.
  • Minimiser les coûts liés aux erreurs: les retours liés aux erreurs sont presque éliminés.

En plus de cela, certains avantages intangibles sont à considérer :

  • Précision des données, en direct et disponibles partout
  • Amélioration de la productivité de l’entreprise
  • Meilleure rétention de la clientèle
  • Employés plus épanouis, meilleure rétention de la main-d’oeuvre
  • Réduction des délais
  • Amélioration de l’image projetée de la compagnie
  • Indicateurs de performance en direct pour une amélioration continue

La bonne technologie bien implantée entraîne l’entreprise dans un cercle vertueux de performance, de croissance et de prospérité. N’attendez plus, contactez-nous pour vous aider à choisir la solution la plus adaptée à vos besoins!

Étude de l’UQTR